Es primordial aprender cómo hacer una factura, pues este documento es fundamental para mantener la legalidad de su empresa. Asimismo, su correcta elaboración es importante tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones. Además, elaborar una un recibo bien hecho le permitirá contar con un respaldo legal para la comercialización.
De manera que, pensando en esto, hemos elaborado este artículo, en el cual encontrará lo que necesita para hacer sus comprobantes apropiadamente. También, aprenderá todo lo que debe contener para que tenga validez legal en la región donde se emita.
Empecemos por lo básico: ¿Qué es una factura?
Para saber cómo hacer una factura debe conocer primero de qué se trata este documento, si aún no lo sabe. Entonces, es un instrumento comercial en el cual demostrará las compras y las ventas de un servicio o bien de su negocio. En otras palabras, es una prueba en físico de los negocios que ha realizado, dándoles una validez fiscal y legal.
Datos que debe colocar en una factura
Un aspecto importante son los datos que deben reflejarse en la misma. En este caso, estos datos son elementos indispensables a la hora de elaborar el documento par que tengan validez legal. Sin embargo, aunque hay datos que pueden ser opcionales, es oportuno aportarlos en una factura porque resultan útiles.
Por lo tanto, en seguida conocerá la lista de datos que debe tener a la mano antes de comenzar a elaborar el documento:
Datos obligatorios en las facturas
Como mencionamos anteriormente, en una factura debe apreciarse datos obligatorios que le brindan legalidad, como los siguientes:
- El número y la serie si es necesario.
- Colocar la fecha de emisión, que no es la misma que la fecha de devengo.
- Los datos fiscales completos y precisos del emisor y del receptor.
- Datos descriptivos de lo vendido.
- Los totales como la base imponible, tipo impositivo e importe total.
- La Información referente al registro mercantil aplicable solo para empresas.
Datos opcionales en las facturas
Los datos opcionales son los no obligatorios al momento de saber cómo hacer una factura adecuada. No obstante, son datos que se recomienda colocar para completar la información y son los siguientes:
- La fecha de vencimiento.
- Los elementos de personalización.
- Las metodologías de pago.
- Las formas de contacto.
- Si se han aplicado descuentos.
- Alguna Información adicional necesaria y las observaciones.
Pasos sencillos para elaborar una factura para su negocio
Estos pasos de cómo hacer una factura podrá utilizarlos en el caso de hacerlas a mano o si desea hacerlas con software automatizado. De manera que, lo primero que debe tomar en cuenta es colocar la palabra factura, aunque parezca redundante. De igual forma, añada un encabezado y luego continúe con los pasos siguientes:
Tenga a la mano los datos obligatorios
Estos datos son los que corresponden al cliente, los cuales deben ser claros y precisos e igualmente los detalles referentes al producto o servicio. Además, toda la información debe ser bien detallada por lo que tenga todos estos datos antes de comenzar.
La identificación del emisor de la factura
Es quien emite la factura física o jurídica, cuyos datos deben ser precisos y concretos para evitar equivocaciones o confusiones. A continuación, verá una pequeña lista de datos con los que deberá cumplir el emisor del documento:
- El nombre y apellido o la denominación social.
- El NIF de la empresa.
- El domicilio o su dirección fiscal.
Adicionalmente, puede colocar la dirección de correo electrónico, número de teléfono o cualquier otro medio de contacto.
El receptor del documento
Es quien recibe el documento , y debe estar muy bien identificado, por lo que es conveniente añadir sus datos completos. Estos datos obligatorios para el receptor de una factura, podrá conocerlos a continuación:
- Nombre y apellido o razón social.
- El NIF de la empresa del mismo.
- El domicilio o dirección fiscal del receptor.
Los detalles de identificación de la factura
Otro paso importante son los datos de identificación de una factura, ya que aportan legalidad al documento elaborado. En este caso, son la fecha de emisión y su numeración para saber el serial que determina su orden cronológico. Igualmente, es importante colocar la fecha precisa de su emisión o el día en que elaboró el documento.
Además, puede agregar la fecha en que se hizo el devengo y la fecha de vencimiento de la factura acordada previamente con el receptor.
Datos del producto o servicio
En este paso, deberá colocar de manera descriptiva el producto o servicio que está facturando, dejando claro el concepto. Por ejemplo, si lo que vende son duraznos en almíbar no deberá colocar la palabra fruta sino Duraznos en almíbar directamente. Asimismo, las cantidades de productos o servicios y su precio antes de aplicarle los impuestos, descuentos o retenciones.
Datos generales de la factura
En este caso detallará los datos obligatorios legales que son cruciales para dar validez al comprobante de su negocio. Seguidamente, observará cuáles son estos datos que deberá tener a mano para hacer su factura legal:
- Asegúrese de marcar la base Imponible.
- Cantidades de cada producto o servicio.
- Descuentos aplicados.
- El tipo arancelario de IVA.
- El tipo arancelario de IRPF, así que desglose cada costo para que el cliente pueda reducir ambos impuestos.
- Finalmente, marque el monto total de la factura sumando la base de importe y los impuestos aplicados.
Entregue la factura al cliente
Finalmente, entregue el comprobante en seguida al usuario final o puede gestionarlo hasta en los 16 días siguientes luego de la venta, si se trata de una empresa. De igual forma, la entrega puede realizarla por un medio digital, como factura electrónica o a través de un medio físico a mano. En conclusión, ya hemos expuesto cómo hacer una factura correctamente en su empresa, la cual puede ser por medio de un sistema electrónico o manual. Asimismo, debe contar con todos los datos necesarios para cumplir con cada requisito legal. No obstante, si aún no está seguro de cómo realizar el documento, puede encontrar ayuda en nuestros expertos, haz click aqui y te ayudaremos con nuestros servicios.