Como proveedor de servicios o productos, debe comprender la diferencia entre albarán y factura para el control financiero y del inventario. En este caso, son conceptos básicos que todo negocio o empresa usa en tráfico comercial frecuentemente. Esto se debe a que pueden tender a confundirse, aunque poseen características distintivas.
De manera que, es fundamental que conozca los conceptos, usos y principales diferencias para que pueda usarlos en sus negocios de forma correcta.
¿En qué consiste un albarán?
Antes de comenzar a desglosar la diferencia entre albarán y factura, es importante que conozca en qué consiste cada uno. Así, el albarán es un documento mercantil que debe estar reflejado en la factura, pero no la sustituye. De esta manera, podrá acreditar la entrega de los servicios o productos y justificar la transacción de la operación comercial.
Por otro lado, a diferencia de la factura, que es obligatoria para demostrar la legalidad de las transacciones comerciales, el albarán no posee ningún valor fiscal.
Tipos de albarán existentes
Según los datos que contenga el albarán, el mismo puede ser de dos formas, como podrá ver en seguida:
- Albarán valorado. No requiere estar unido a una factura, porque refleja el precio individual, descripción, descuentos, importes e impuestos. Asimismo, la factura es emitida luego de la entrega de los productos o servicios al cliente.
- Albarán sin valorar. Es el que acompaña a la factura y contiene solamente los datos, como la descripción y cantidad de productos, el resto de los datos estarán en la factura.
Además, es el cliente quien indica que tipo de albarán usar, según el tipo de información que requiera. No obstante, podrá depender de la política implementada por el vendedor a la hora de facturar.
Datos específicos que debe contener un albarán
Generalmente, este documento debe contener los datos del vendedor, así como también del cliente, aunque en ocasiones están incompletos. De manera que, es necesario incluir en este documento la siguiente información complementaria:
- Número del documento.
- Fecha de emisión.
- Fecha y lugar de entrega de la mercadería.
- Descripción de los bienes entregados, probando su número.
Además, es conveniente agregar el precio de la compra sin el desglose de impuesto para evitar conflictos o equivocaciones.
¿En qué consiste una factura?
Otro aspecto esencial para saber la diferencia entre albarán y factura es aprender el concepto y la importancia comercial de la factura. De manera que, la factura es un documento comercial y financiero importante en las operaciones comerciales de una empresa. Además, refleja la obligación de pago de un cliente y permite tener el control y seguimiento de la operación comercial
Alcance legal de una factura
Una factura justifica la solicitud de los pagos al cliente y permite el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Asimismo, por medio de este documento, las empresas y trabajadores autónomos podrán deducir el IVA, diferenciándose de los tickets.
Además, cumple con el total de normas fiscales vigentes, ya que brinda una visión más amplia de la operación comercial. Igualmente, es un documento significativo para la contabilidad de la empresa, porque permite fiscalizar la actividad económica.
Datos que debe contener una factura
Al igual que el albarán, una factura debe contener la información necesaria para el control de la operación comercial. Seguidamente, podrá observar cuáles son los datos específicos requeridos para formular la misma:
- Datos completos del proveedor.
- Datos completos del cliente.
- La fecha en que se emite la factura es determinante a la hora de establecer los plazos de pago y otros aspectos relacionados con la operación comercial.
- Descripción detallada los productos y servicios.
- Términos acordados para el pago y fecha de vencimiento.
- Total a pagar o importe total de los servicios y productos comercializados.
- Toda la Información fiscal requerida (IVA e importes correspondientes).
Además, la factura es presentada luego de hacer la entrega de los servicios o productos, dejando así registrada la transacción. De igual manera, es obligación del cliente pagar la totalidad de los costos acordados.
¿Qué diferencia entre albarán y factura?
Finalmente, al conocer los conceptos, función y elementos que componen ambos documentos, veremos en seguida la diferencia entre albarán y factura:
Valor fiscal
Como mencionamos, el albarán no tiene validez fiscal y, por lo tanto, no acredita el pago del servicio o mercancía entregada. De modo que, con ese documento no es posible justificar los impuestos ni hacer la solicitud de ninguna exoneración fiscal. En comparación, la factura si tiene validez fiscal, por lo que es una obligación emitirla y conservarla.
Compromiso de conservación
La Hacienda estipula un plazo mínimo de hasta 4 años para la conservación de una factura de acuerdo a las inspecciones que hace este organismo. Por el contrario, en el caso del albarán, no aplica este requisito, a menos que la factura carezca de algún dato que si contenga el mismo.
El contenido
En el caso de la factura y su contenido, en ella, deberá hacerse referencias a los precios y a los impuestos requeridos. En el caso de los albaranes, la información antes expuesta no es requerida a menos de que se trate de uno valorado.
La emisión
En cuanto a los momentos de emisión, el albarán es formulado antes que la factura, porque el mismo acredita la entrega. Posteriormente, al momento de ser emitida la factura, se expone la obligación del cliente.
La finalidad
En este caso el albarán, deja constancia del acuerdo del cliente en cuanto a algún servicio o producto. En cambio, la factura, es utilizada para exigir los pagos por parte del vendedor, así como también la garantía del cliente.
Por último, el albarán es importante para el control del inventario y la factura para la contabilidad de la empresa. En consecuencia, la diferencia entre albarán y factura es vital para emitir el documento correcto a la hora de hacer operaciones comerciales.
Es por ello que es fundamental conocer muy bien de que se trata cada uno de ellos y como emplearlos en el negocio. Para obtener mayor información acerca de este tema y otros temas contables, puede contactarnos haciendo click aqui