Para todo empresario es importante saber cómo hacer una nómina correctamente, para que sus empleados reciban pagos justos. Además, cuando cree el documento, asegúrese de cumplir con las regulaciones y leyes establecidas en el país. De esta manera, podrá estar tranquilo en este aspecto y podrá realizar las operaciones de su empresa sin complicaciones.
En el artículo siguiente encontrará toda la información necesaria para que su equipo de recursos humanos pueda hacer esta tarea eficientemente.
¿De qué se trata la nómina?
Para comenzar a entender cómo hacer una nómina, lo primero es conocer de qué se trata este proceso contable. De manera que, se define como un documento emitido por la empresa el cual refleja el salario de sus trabajadores. Asimismo, se realiza por periodos fijos en los cuales se detallan factores como, seguro social, retenciones, aportaciones, entre otros.
Igualmente, su empleado debe conocer los elementos que la componen, como el salario y lo que paga por cada concepto. Asimismo, muchas empresas cuentan con un Departamento de Recursos Humanos o RR.HH., donde hay un equipo especializado en esta tarea.
Sin embargo, puede solicitar ayuda externa si su empresa es pequeña y no cuenta aún con este departamento.
Clasificación de la nómina
Generalmente, la nómina depende de cada tipo de empleado o trabajador que labora en su empresa. En este caso, habrá nóminas para ejecutivos, gerentes y trabajadores que formen parte de las operaciones de su negocio. De la misma manera, pueden clasificarse en función al periodo laborable, como diario, semanal, quincenal o anual.
Regularmente, habrá una nómina general, en la cual estarán todos los empleados según su categoría o nivel de salario y tiempo de servicios en la empresa. En este caso, las variaciones dependen de la función que desempeña cada persona o según algún acuerdo previamente establecido con la compañía.
Adicionalmente, los empleados podrán recibir pagos extraordinarios conjuntamente con el salario devengado por cada uno. Del mismo modo, todos estos pagos deberá hacerlos en fechas establecidas, al igual que las retribuciones, bonos o pagos atrasados.
Pasos para hacer una nómina correctamente
Es importante saber cómo hacer una nómina para hacer los pagos justos en el tiempo correcto para mantener un ambiente laboral adecuado. Por lo tanto, hemos recaudado para usted las pautas a seguir para hacer esta tarea con éxito.
Fijar salarios y prestaciones
Su empresa debe contar con un sueldo establecido para cada empleado de acuerdo con los puestos laborales que ocupen. En este caso, realice una investigación sobre la jerarquía y el desempeño de cada función para hacer el cálculo justo de los salarios.
Además, el monto salarial debe establecerlo con base en el capital disponible y que le permita a su empresa continuar con las operaciones y obtener ganancias.
Precisar políticas para el pago
Detalle con precisión los apartados referentes al salario, las deducciones y prestaciones exigidas por la ley para su empleado. De esta manera, evitará multas y sanciones legales, así como posibles confusiones o desinformación en cuando a la nómina.
Asimismo, al mantener claridad con respectos a las políticas de pago, tendrá más estabilidad y ganará la confianza de todos sus trabajadores. Esto le permitirá asegurar que sus empleados estén más tranquilos y permitirá tener un ambiente laboral favorable.
Estipular calendarios para los pagos
Elabore un calendario en el cual fije los pagos de cada empleado antes de iniciar el año laboral. De esta manera, no tendrá conflictos ni retrasos en los pagos según el periodo establecido para los mismos.
Establecer incidencias laborales del período
Estas incidencias laborales son las faltas, sin justificación, por parte del empleado, permisos sin beneficios de sueldo, entre otros. Asimismo, es fundamental aplicarlas al cálculo del sueldo porque estas influyen en el pago del salario recibido por sus empleados. En este caso, podrá apoyarse en los registros de entrada de la empresa o la lista para el control de la asistencia.
Contemplar los pagos y descuentos en los procesos
La nómina regular no es igual a la que se realiza para el pago de beneficios o bonificaciones extras. De modo que, debe agregarse a la nómina los descuentos por préstamos o las deducciones establecida por la ley. Por lo tanto, todos estos elementos serán parte del pago de sueldo que deberá aplicar la empresa.
Realizar el cálculo de la nómina
La nómina deberá calcularse según el puesto laboral que desempeña el trabajador, por los días que asistió o si hay incidencias. Igualmente, compruebe que no existan deudas por préstamos, créditos, seguridad social, fondo de ahorro entre otros. Además, verifique si su empleado califica para recibir algunos beneficios o incentivos por ventas o alguna actividad.
Conseguir reportes
Un punto importante a tomar en cuenta sobre cómo hacer una nómina, es que en el proceso estarán organismos externos a la compañía. De manera que, deberá llenar formatos y archivos que deberá firmar sus empleados referentes a las dispensas del seguro social, fondo para viviendas y créditos entregados al banco.
Igualmente, tenga presente que usted, como propietario de la empresa, deberá cumplir con los requerimientos fiscales y la seguridad social de sus empleados.
Generar los pagos a los trabajadores y cerrar la nómina
El último paso de la nómina, es el pago al empleado, bien sea por medio de cheques, trasferencias o efectivo. Sin embargo, si detecta alguna incongruencia con los datos de pagos, corrija inmediatamente, porque al hacer el cierre de nómina, no podrá corregirlo. En caso contrario, solamente deberá hacer los pagos, archivarlos y hacer las declaraciones respectivas.
Software para la gestión de las nóminas
En la actualidad, muchas empresas emplean programas para organizar y hacer las gestiones de la nómina de sus empleados. De esta manera, optimizará el proceso de la nómina sin mayores inconvenientes. Sin embargo, debe ser muy cuidadoso con los datos de sus trabajadores al ingresarlos al sistema para obtener buenos resultados.
Igualmente, encontrará programas en línea que le ahorraran los costos en cuanto a infraestructura y de mantener actualizada la información con seguridad. En conclusión, la nómina es una herramienta fundamental para el pago justo de sus empleados según su jerarquía o función dentro de la empresa. Asimismo, lo define el contrato de trabajo o cualquier acuerdo con el empleado hecho al momento del reclutamiento del mismo. Además, es aconsejable buscar apoyo en los profesionales para evitar errores o alguna falta que pueda traerle pérdidas o sanciones legales.
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